Problem solving – czyli jak znaleźć rozwiązanie problemu?

Każda firma staje codziennie przed różnymi problemami, które należy rozwiązać. Mogą to być problemy strategiczne, operacyjne, techniczne, związane z procesami bądź problemy związane z komunikacją wewnętrzną czy z klientami. Wiele z tych problemów ma złożony charakter, a rozwiązania są nieoczywiste. Chcąc szybko i skutecznie rozwiązać tego typu problemy, możemy skorzystać ze sprawdzonych technik warsztatowych, należących do grupy problem solving.

Warsztaty problem solving bazują na zestawie metod pracy, wykorzystywanych przez grupę ludzi do wspólnego rozwiązywania problemu. W trakcie takich warsztatów uczestnicy dzielą się swoimi pomysłami i doświadczeniem, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie. Zaletą tego typu warsztatów jest to, że pozwalają na skuteczne rozwiązywanie problemów w krótkim czasie, co jest niezwykle ważne dla firm, które chcą działać szybko i sprawnie, a do tej grupy należy raczej większość biznesów.

Jedną z najważniejszych zalet warsztatów problem solving jest to, że pozwalają one na zidentyfikowanie problemów w sposób bardziej efektywny niż tradycyjne podejście. Uczestnicy warsztatów specjalizują się zwykle w różnych dziedzinach i pochodzą z różnych działów firmy. Dzięki temu to co stanowi wyzwanie analizowane jest z różnych perspektyw. Takie spotkanie skutkuje pojawieniem się wielu, pomysłów, często niestandardowych, „out of the box”. Zestawienie wielu punktów widzenia poszerza perspektywę i sprawia, że łatwiej jest zrozumieć zależności przyczynowo skutkowe w całej złożoności zagadnienia.

Problem solving wpływa również na rozwój umiejętności krytycznego myślenia i podejmowania decyzji osób, które biorą udział w tego typu warsztatach. Uczestnicy uczą się, jak rozpoznawać i analizować problemy oraz jak podejmować decyzje na podstawie dostępnych informacji. To pozwala na rozwój umiejętności, które są niezbędne w biznesie w każdym innym miejscu, nie tylko w sali szkoleniowej czy konferencyjnej.

Zespołowe warsztaty rozwiązywania złożonych problemów pozwalają również na poprawę komunikacji wewnętrznej w firmie. Uczestnicy warsztatów wymieniają się swoimi pomysłami i wnioski z innymi uczestnikami w sposób zorganizowany, co pozwala na zaangażowanie w proces wszystkich obecnych. Takie doświadczenie zwiększa umiejętności komunikacyjne, podnosi poziom zrozumienia i buduje więzi między pracownikami, co ma wpływ na pozytywną atmosferę w firmie.

Warsztaty problem solving pozwalają na zwiększenie efektywności wykorzystania zasobów. Dzięki skutecznemu rozwiązywaniu problemów w krótkim czasie, firmy mogą zaoszczędzić czas i pieniądze, które w innym wypadku byłyby inwestowane w standardowe sposoby rozwiązywania problemów.

Nie tylko sam warsztat, ale również to, co następuje przed nim, w ramach przygotowania, a również po nim, jako konsekwencja ustaleń warsztatowych, należy do procesu problem solving. Proces zainicjowany jest oczywiście świadomością pojawienia się problemu i obejmuje następujące po sobie kroki: powołanie zespołu, zdefiniowanie i opis problemu, zabezpieczenie przed potencjalnymi negatywnymi skutkami wystąpienia problemu, szukanie przyczyny i rozwiązania, wprowadzenie rozwiązania i ocena jego skuteczności, stworzenie u utrwalenie standardów, które zapobiegną powracaniu problemu, a także pokazanie i świętowanie sukcesu, które wpłynie dodatnio na motywację zespołu problem solving.

Tak więc cały proces ma swoją strukturę, a na każdym z etapów wykorzystywane są sprawdzone techniki i narzędzia. Firma chcąca zbudować swoją zdolność w zakresie problem solving może skorzystać z wielu dostępnych szkoleń biznesowych, dedykowanych całemu procesowi zespołowego rozwiązywania złożonych problemów, jak też takich, których celem jest zdobycie wiedzy na temat metod i technik stosowanych w trakcie całego procesu oraz nabycie niezbędnych kompetencji.

Wśród narzędzi przydatnych w takcie warsztatów problem solving można wskazać narzędzia do mapowania i analizy organizacji, takie jak Milky Way, mapowania procesów (np. SIPOC, MAKIGAMI, BPMN). W trakcie definiowania i opisywania problemu z pomocą przychodzą wszystkie dobre praktyki, które wspierają odkrywanie faktycznego miejsca występowania problemu, zależności przyczynowo skutkowych. Bardzo popularnym narzędziem wspierającym definiowanie problemu i poszukiwanie przyczyn jest technika 5W2H (What? Who? When? Where? Why? How? How many?). Jak łatwo się domyślić struktura ta pomaga podczas warsztatu ustalić Co? Kto? Kiedy? Gdzie? Dlaczego? Jak? Ile? Każdy proces i poszczególne warsztaty w ramach procesu problem solving powinny mieć wskazany konkretny cel. Tu z pomocą przychodzą popularne struktury definiowania celu takie jak SMART, rozszerzony SMARTER i inne. Inne narzędzia wykorzystywane w procesie poszukiwania przyczyn, to różne odmiany burzy mózgów, 5xDlaczego, diagram Ishikawy. Poszukiwanie rozwiązań mogą wesprzeć różnego rodzaju techniki kreatywne. Poza wspomnianą burzą mózgów, przydatna jest metoda 6 kapeluszy zaproponowana przez Edwarda de Bono, analiza przypadków, w których wystąpiły podobne problemy i in. Każdy proces problem solving powinien skończyć się zaplanowaniem wprowadzenia rozwiązania i jego wdrożeniem. Tu przydadzą się metody i kompetencje z zakresu zarzadzania projektami oraz takie koncepcje jak ciągłe doskonalenie i umiejętność wdrożenia metody PDCA/PDSA Deminga w codzienne życie firmy.

Jak widzimy problem solving jest interdyscyplinarną dziedziną. Efektywność rozwiązywania problemów możemy wesprzeć wykorzystując dobre praktyki, konkretne metody i rozwijając kompetencje osób tworzących zespoły rozwiązujące dany problem. Szkolenia biznesowe stanowią więc istotne wsparcie w tym obszarze, zarówno jeśli chodzi o kompetencje miękkie, jak też związane z wykorzystaniem konkretnych narzędzi.